Organizzare un matrimonio è un compito impegnativo, che richiede tempo, impegno e una pianificazione accurata. Una delle prime cose che da fare quando iniziate a organizzare il vostro grande giorno è richiedere preventivi ai fornitori di servizi che desiderate coinvolgere. Chiedere un preventivo in modo efficace è essenziale per ottenere le informazioni di cui avete bisogno e per valutare i costi complessivi del tuo matrimonio, senza avere alcuna sorpresa al momento del pagamento. In questo articolo, ti guiderò attraverso i passaggi fondamentali per chiedere un preventivo per un matrimonio in modo efficiente.
1. Identifica i tuoi bisogni
Prima di chiedere un preventivo, è importante stabilire quali servizi vi servono. Fai una lista di tutte le cose di cui hai bisogno, come la location, il catering, fotografo/a, videomaker, flower design, light design, intrattenimento, e così via. I fornitori coinvolti in un matrimonio possono essere 5 come 15, tutto dipende dalle vostre priorità. Per non dimenticare nessuno, prendi spunto dalle numerose liste disponibili gratuitamente on line (o iscriviti alla mia newsletter dalla home page per scaricare il file di gestione del budget in cui sono incluse tute le voci).
2. Fai una ricerca
La ricerca dei fornitori a cui chiedere il preventivo è il secondo, spesso lungo, passo da compiere. Cerca fornitori che corrispondano alle tue esigenze, capendo se, per il tuo budget, devono essere anche logisticamente vicini a dove ti sposerai o se puoi spingerti anche più lontano (ricorda: in questo caso potresti trovare in preventivo una voce di spesa relativa alla trasferta. Chiedi sempre se prevista!). Puoi fare ricerche online, consultare forum di matrimonio, chiedere consigli o consultare la lista dei fornitori raccomandati dalla location, se presente. Oppure affidati ad un wedding planner! 🙂
3. Invia richieste di preventivo e chiedi informazioni dettagliate
Una volta identificati i fornitori potenziali, invia loro una richiesta di preventivo. Fornisci loro informazioni dettagliate sul tuo matrimonio, come la data, il numero di ospiti, dove si terrà, le tue esigenze specifiche per il servizio richiesto, eventuali immagini di ispirazione. Più informazioni fornirai, più preciso sarà il preventivo.
Assicurati di includere domande specifiche per ottenere informazioni dettagliate sui servizi offerti. Ad esempio, chiedi sempre se i costi che ti vengono comunicati sono IVA inclusa o esclusa e, in questo caso, a quanto ammonta (diversi servizi hanno IVA differente). Chiedi se ci sono costi aggiuntivi per trasferta, costi extra per lo staff da considerare (es. pernottamento), quali sono le politiche di pagamento e di cancellazione, e così via. Queste informazioni ti aiuteranno a valutare l’offerta e a prendere una decisione informata.
4. Organizza incontri o chiamate
Se possibile, organizza incontri o chiamate con i fornitori che ti sembrano più in linea con le tua visione e le tue esigenze. Questo ti darà l’opportunità di fare domande aggiuntive (non avere paura di chiedere!), vedere campioni del loro lavoro, valutare la chimica personale e discutere i dettagli in modo più approfondito. Un incontro di persona o una video call può anche aiutarti a capire se il fornitore è affidabile e professionale.
5. Confronta i preventivi, e prendi la tua decisione
Una volta che hai ricevuto tutti i preventivi, prenditi il tempo necessario per confrontarli.
Non valutare solo il prezzo, ma anche la qualità dei servizi offerti, l’esperienza del fornitore, le recensioni dei clienti precedenti, e se il fornitore è in linea con la tua visione. Non basarti solo sul prezzo più basso, ma cerca un equilibrio tra qualità e budget a disposizione.
Una volta che hai preso una decisione, conferma il servizio con il fornitore selezionato, assicurandoti di firmare un contratto che specifichi tutti i dettagli concordati.
Ora siete pronti per procedere nell’organizzazione del matrimonio senza lasciare nulla al caso, e senza sorprese per il vostro budget!