Come affrontare gli imprevisti che possono presentarsi il giorno del vostro matrimonio o durante l’organizzazione?
Prendo spunto dal periodo attuale, davvero molto instabile, per darvi qualche consiglio.
Ok, quello che stiamo vivendo è un imprevisto di livello “PRO” da gestire perché opera in un raggio davvero molto più ampio di quello a cui potremmo essere preparati e soprattutto perché non possiamo controllarlo o risolverlo con le nostre decisioni o attività. E’ fuori dal nostro controllo e quello che possiamo fare per ora è limitare i danni e aggirarlo.
Ci sono invece imprevisti molto più comuni. Alcuni, anche se definiti tali, si possono quasi “prevedere” e mettere in conto, quindi è possibile pianificare a priori una soluzione. Altri invece vanno affrontati a sangue freddo e con una grande, grandissima dose di problem solving. Altri ancora sono così innocui da diventare degli aneddoti divertenti da raccontare ad amici e parenti (dopo averli risolti, ovvio!)
QUALCHE ESEMPIO “TRATTO DA UNA STORIA VERA”
Voglio partire da esperienze personali che ho gestito in prima persona o a cui ho assistito come invitata (ogni tanto succede di essere anche invitata ai matrimoni, che bellezza!).
Quella volta in cui è andata a fuoco la tovaglia della postazione BBQ dell’aperitivo, e nessuno si avvicinava per spegnere l’incendio (con tanto di bombola di gas aperta a fianco…). Fortuna che a quel matrimonio era presente un grande BBQ Man (mio marito) che si è lanciato a spegnere gas e fuoco….
Quella volta in cui al mio arrivo in location mi accorgo che l’erba della zona in cui si sarebbe tenuta la cena non era stata tagliata e, chiamati subito i giardinieri, questi si sono presentati con tutta calma a poche ore dall’inizio del ricevimento. Tavoli allestiti in tempi da record…
Quella volta in cui il giorno prima del matrimonio il “fotografo” scelto dagli sposi li avvisa che non può essere presente e non si preoccupa di trovare un sostituto…e si cerca last last last last (ho detto last?) minute un nuovo fornitore che possa sostituirlo (trovato)…
COME AFFRONTARE UN IMPREVISTO
Voglio darvi dei consigli applicabili a qualsiasi tipo di imprevisto, sia esso durante i preparativi del vostro matrimonio o il giorno stesso.
1. Pianificate in modo dettagliato e condividete tutti i piani: con un buon piano A, piano B, ma anche piani C, D, Z, avrete la possibilità di gestire al meglio ciò che succede al di fuori di essi. Se tutti i fornitori saranno allineati e a conoscenza di tutti i piani, potranno essere disponibili ad aiutarvi a gestire l’imprevisto in modo più fluido. Un esempio con l’imprevisto più comune, ma anche il più prevedibile: il temporale! Se avete già deciso per un piano B, qualora dovesse succedere un temporale che nessun meteo prevedeva, i fornitori sapranno già come muoversi per spostare tutto al coperto, oppure saranno attrezzati per coprire tutto in attesa che lo stesso passi.
2. Sangue freddo: liberatevi dalla rabbia iniziale che l’imprevisto può darvi, urlate, piangete, e poi fate dei respiri profondi e affrontate il tutto con sangue freddo. Fate un elenco (anche solo mentale) delle opzioni che avete per affrontarlo, aggirarlo o risolverlo e scegliete la migliore per voi in quel momento. A volte deve essere una decisione molto veloce da prendere, a volte si ha più tempo ma non perdete di vista l’obiettivo: deve essere la soluzione migliore per quel momento, non in generale (la soluzione migliore sarebbe stata il non-imprevisto…!). Siate concreti e realisti, pensare che “non sarebbe dovuto succedere” non aiuterà a risolvere l’imprevisto e vi metterà solo di cattivo umore.
3. Chiedete consiglio: siete particolarmente indecisi, ansiosi, e il problem solving non è il vostro punto di forza? Avete a vostra disposizione la conoscenza e la professionalità di tutti i fornitori che avete scelto per il vostro matrimonio. Li avete scelti quindi vi fidate di loro, chiedete un consiglio, fatevi aiutare e non abbiate paura di contattarli quella volta in più o di fare qualche domanda in più. Nella gestione degli imprevisti, la presenza di una figura come un wedding planner è sicuramente un valore aggiunto, fisicamente ma anche e soprattutto emotivamente. E’ a vostra disposizione, può consigliarvi nella scelta migliore e risolvere tutti gli intoppi. Essendo inoltre in contatto con tutti i fornitori, può trovare con loro la soluzione migliore per voi.
4. Tutelatevi: ci sono situazioni a cui si pensa poco, soprattutto per scaramanzia, come ad esempio una malattia, vostra o di un fornitore, o cause di forza maggiore che vi potrebbero portare a dover spostare o annullare il matrimonio. Tutelatevi a priori leggendo sempre tutti i contratti di tutti i fornitori, verificate se sono presenti clausole di annullamento o cambio data e, se non presenti, fatele aggiungere.
COSA FARE IN QUESTO MOMENTO: IL MATRIMONIO AI TEMPI DEL COVID-19 E UN CONSIGLIO PER LE NUOVE COPPIE 2021
Ho lasciato volutamente per ultimo il discorso relativo a questo preciso momento storico e al matrimonio ai tempi del COVID-19 perché già diversi colleghi e fornitori hanno affrontato l’argomento spiegando benissimo come muoversi e cosa fare.
Già diverse coppie hanno dovuto spostare la data del proprio matrimonio all’autunno o la stanno spostando cercando di incastrare le disponibilità di tutti i fornitori già confermati. Partite certamente dalla location ma non confermate la nuova data prima di sentire tutti gli altri (non dimenticate Chiesa o Comune!). Solo in questo modo potrete avere la certezza di trovare una data in cui tutti siano nuovamente disponibili, o valutate se e a chi rinunciare.
Quello che sto riscontrando, nel mio “giocare a Tetris con i fornitori” di questi giorni, è la grossa disponibilità di tutti nel cercare insieme la soluzione migliore per ogni coppia.
Ci sono poi tutte quelle coppie che sono nel limbo e attendono di sapere cosa diranno i prossimi decreti e se potranno mantenere la data scelta in origine.
Attendete, anche se so che è difficile e ci vogliono delle gran lezioni di yoga (on line, ovvio) per sopportare questo momento. Se vi fa sentire tranquilli sondate il terreno per una possibile data di back up con i fornitori ma per ora lasciate tutto congelato. Cercate inoltre di pensare che, nel caso, non sarete gli unici a dover posticipare e forse dovrete scegliere una data anomala, magari infrasettimanale, magari in un mese non proprio tra i vostri preferiti.
La nuova data non renderà meno coinvolgente, meno emozionante, meno sentito il vostro giorno, anzi, sarà ancora più bello!
C’è poi chi ha dovuto rimandare di un anno e ha spostato tutto al 2021 (o sposterà tutto al 2021).
Qui mi sento di voler dare due consigli: il primo è ai fornitori. Lo sappiamo che il 2021 sarà composto da una parte dei matrimoni 2020 e quindi perderemo mezza o un’intera stagione, ma le coppie che stanno già vivendo un momento di difficoltà ed emotivamente destabilizzante si meritano tutta la nostra disponibilità, comprensione e professionalità, comunque vada questo anno.
Il secondo consiglio invece lo do proprio alle “nuove” coppie che vorrebbero sposarsi nel 2021, o a chi ci sta pensando (io voglio un boom di proposte finito questo periodo!).
Ora è il momento di iniziare ad organizzare, informarsi, contattare le location che vi piacerebbe visitare una volta finito il blocco, i fornitori che vorreste al vostro fianco (ci si può incontrare con una skype call e conoscersi senza uscire di casa), chiedere preventivi.
Ora in qualche modo avete più tempo, e poi alcune date 2021, per spostamento dei matrimoni 2020, si riempiranno in fretta. Non appena tutto ritornerà a pieno regime il carico di lavoro sarà più concentrato e sarà più semplice per noi seguirvi se già ci siamo conosciuti e abbiamo interagito. Con un po’ di calma in più potrete selezionare i professionisti giusti, e con un pizzico di flessibilità potrete trovare il luogo giusto e avere la data dei vostri sogni.
Per tutte le coppie in difficoltà con l’organizzazione del matrimonio in questo periodo, e per le nuove coppie 2021, contattatemi anche solo per un confronto e per una prima consulenza.