Oggi parliamo di budget del matrimonio e nello specifico di quelle voci di spesa a cui è bene fare attenzione o che incidono maggiormente.
A meno che non vi siate già sposati, è perfettamente normale non saper stimare i costi dei vari fornitori, o quali siano le voci più costose o quelle nascoste ma insidiose, così come è difficile definire al centesimo a priori quanto destinare all’organizzazione del matrimonio.
Spesso, infatti, le idee che gli sposi hanno, sono ben distanti da quanto vorrebbero spendere. Un approccio consapevole, e realistico, a cosa è possibile fare con il budget a propria disposizione è sicuramente la strada migliore da percorrere così da ottimizzare al meglio la cifra da destinare ad ogni voce del budget.
la spesa più grande: il ricevimento
La voce che incide maggiormente nel budget del matrimonio è il ricevimento, in modo strettamente connesso al numero di ospiti previsto. Cosa intendo per ricevimento e cosa include questa voce?
Il ricevimento è tutta la parte di festeggiamenti che segue la cerimonia e quindi nella voce di spesa saranno inclusi: costo per pranzo o cena, costi per eventuali extra da considerare per il dopo pranzo/dopo cena (come ad esempio l’open bar) o per il noleggio di allestimenti extra, come arredi per l’aperitivo o mise en place alternativa a quella base proposta dal ristorante o dal catering.
Facendo una media tra i matrimoni che ho seguito la voce del ricevimento incide per circa il 40/50% del totale del matrimonio, escludendo l’affitto della location che è una voce molto variabile e quindi preferisco sempre lasciare a parte.
A quali dettagli fare attenzione nelle quotazioni relative al ricevimento:
- se i costi indicati sono iva inclusa o esclusa
- se sono previsti costi extra non chiaramente espressi come costi di viaggio/trasferta per il catering, costi per l’allestimento di una zona cucina se non presente in loco, costi di noleggio di sedie/tavoli/etc se non indicati e quali tipologie sono incluse o extra
- quanto personale di servizio è presente e quali sono i costi per eventualmente incrementarlo, valutando anche l’ampiezza degli spazi utilizzati
- qual è il numero minimo di ospiti da garantire e se la quotazione varia qualora dovesse diminuire
budget matrimonio: i costi nascosti
In un budget di matrimonio le voci che compongono tutto l’evento sono davvero molte: ci sono voci “immediate” come la parte floreale, il fotografo, la parte di grafica, e ci sono voci a cui non si pensa subito, come ad esempio l’illuminazione, o l’animazione per i bimbi.
Ci sono poi dei costi che si nascondono in modo trasversale, e che la maggior parte delle coppie non considera subito, finendo per incidere sul budget. Ecco quelli più comuni:
- spese di trasferta: quando contattate un qualsiasi fornitore, chiedete subito se sono previste delle spese di trasferta (viaggio, pernottamento e vitto) e a quanto ammonterebbero così da poterle valutare insieme alla quotazione del servizio, ed avere un quadro completo prima di confermare
- personale per le pulizie, parcheggiatori, vigilanza, etc: queste voci sono spesso extra non indicati nelle quotazioni di ville/catering ma sono poi indicate sul contratto come richieste in modo obbligatorio. Chiedete fin da subito se sono previste, se sono incluse o se hanno un prezzo extra, e quale
- extra time: con tutti i fornitori definite orari di inizio e fine servizio indicativi, e verificate eventuali costi di extra time o se è già prevista una tolleranza e di quanto
Ogni matrimonio è un progetto a sé e, come tale, ogni voce di spesa può variare tantissimo. Ci sono matrimoni in cui l’allestimento floreale gioca un ruolo protagonista e, come tale, ha una grande rilevanza anche sul budget, matrimoni in cui sono musica ed intrattenimento ad avere un grande impatto economico, e matrimoni in cui già l’affitto della location occupa uno spazio importante all’interno del budget.
Cosa faccio con le coppie che si rivolgo a me? Durante il primo appuntamento o la prima call cerco di capire se hanno un’idea di budget e verifico con loro se è un budget realistico o se è necessario modificarlo. Quando poi iniziamo a lavorare insieme, condivido con la coppia una stima di costo per ogni voce che compone il budget e che viene poi definita nel dettaglio alla realizzazione del progetto creativo e alla conferma dei vari fornitori. Con la massima trasparenza si costruisce insieme il loro progetto.
Parlare di budget può essere noioso e poco sognante, ma necessario, e sicuramente non semplice. Se ti senti in difficoltà, contattami e valutiamo insieme da dove partire per l’organizzazione del vostro matrimonio.
un regalo per gestire il budget del matrimonio
Non sapete se avete preso in considerazione tutte le voci che possono influire sul budget del vostro matrimonio? Ho pensato ad un regalo per voi!
Ho creato un comodo file excel per il vostro budget, che potrete scaricare gratuitamente ed editare, e dove troverete le voci che rientrano comunemente nell’organizzazione di un matrimonio. A voi basterà compilarlo e vi aiuterà a tenere sott’occhio la spesa totale.
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